מאמר - פרויקט כתהליך קבוצתי

 

 

מאת טילי ג. ליברמן ושרית צור אשכנזי

 

לא אחת אנו תוהים מה מביא הצלחה של פרויקט ? תכנון וניהול מקצועיים יחד עם צוות עבודה נכון הם הבסיס, אין ספק. אך מה מאפשר את הצלחת הפרויקט בהנחה שישנם כל הכלים המקצועיים הנדרשים?  במאמר זה נתמקד במה שמכונה הגורם האנושי, אנחנו בוחרות לקרוא לו הגורם הקבוצתי.

 

מהי קבוצה ? קבוצה מוגדרת כקיבוץ של אנשים המתכנסים למען מטרה משותפת (Bion, 1962) היא יכולה להיות קטנה ומורכבת מכמה אנשים בודדים או גדולה ומונה עשרות אם לא מאות. אנו פוגשים קבוצות וחיים בקבוצות מן הימים הראשונים לחיינו בעולם; המשפחה, החברים, השתייכות מקצועית, צוותי עבודה, כולם הם סוגים שונים של קבוצות בהן אנו חיים ופועלים, אליהן אנחנו מנסים להשתייך, או שלא.

 

למרות התכנסותם של האנשים לקבוצה ופועלם למטרה המשותפת, לא תמיד נראה כאילו המטרה ברורה, ושכולם שואפים לקראת הגשמתה, נהפוך הוא, לעיתים נראה כי חברי הקבוצה מטרפדים את קידום המטרה. ככל שקבוצת האנשים המתקבצים הטרוגנית יותר כך היא מהווה יותר מראה להתנסויות חברתיות מחוץ לקבוצה (Bennis & Shepard, 1956), לכן, יצירת קבוצה עובדת היא תהליך בו חברי הקבוצה צריכים להבין את מקומם, את שיטות העבודה והתקשורת שלהם, להכיר ולקבל את האחר, בכדי להצליח לעבוד יחדיו באופן יעיל ואפקטיבי.

 

הסתכלות על פרויקט והאנשים העובדים בו כקבוצה מאפשרת לבחון מכשולים, קשיים ועיכובים בפרויקט דרך פריזמה של מערכות היחסים הבין אישיות בפרויקט ויכולתם של חברי קבוצת הפרויקט להתמודד עם קשיים אלו. קשיים העולים כבעיות מקצועיות גרידא בדרך כלל אינם רק בעיות קונקרטיות אלא לרוב מחביאים מאחוריהן סט שלם של קונפליקטים, תפיסות ושאיפות לא מדוברים. הם קשורים קשר עמוק לתהליכים אישיים העוברים על חברי קבוצת הפרויקט בתוך הקבוצה, כקבוצה וכיחידים. תופעות אילו אם לא עולות אל פני השטח יש להן הפוטנציאל לעצור פרויקט או לפחות להקשות מאוד על התקדמותו.

 

נדגים כמה תופעות בחיי קבוצה והשפעותיהם על חיי פרויקט. תופעות הקבוצה המופיעות בסקירה זו הינן שילוב של כמה גישות קבוצתיות, קבוצות ההנחה הבסיסית של ביון (1962) הגישה של בניס ושפרד (1956), וגישת המערכות של אגזאריאן (1997).

 

העיסוק בתלות – כאשר מתכנסים חברי קבוצה, אחד הלבטים הראשונים בהם עוסק כל חבר הוא עד כמה אני תלוי בקבוצה ובמנהל שלה, ועד כמה אני עצמאי. כאשר חבר בקבוצת הפרויקט יוצא כנגד בקשה לשיטת דיווח מסוימת, או מתרעם על לוחות זמנים, יש בכך מעבר לתלונה קונקרטית, יש בכך הפגנת קושי עם מערכת חוקי הפרויקט שנקבעה. כבני אנוש בעלי יצר חברתי חזק אנו שואפים להיות שייכים אך גם רוצים להשפיע, לכן הפגישה הראשונית עם סמכות המכתיבה את לוחות הזמנים, תפקידים, נורמות התנהגות ושיטות עבודה מסוימות מהווה כר נרחב להתמודדות האישית של כל חבר בקבוצת הפרויקט עם משמעותה של סמכות עבורו. יש כאילו שינסו לקחת שליטה, יש כאלה שינסו למרוד, יש כאלה שינסו למרוד לפני כולם, יש כאלה ינסו לעשות את זה מאחורי הגב, יש כאלה שיבחרו לסגת. כל אילו הם ביטויים לתפיסות שונות של סמכות.

 

מנגנוני הגנה וקונפליקטים – כאשר ראש צוות בפרויקט לא מדווח כראוי על אי עמידה בלוחות זמנים, או במידע חשוב שקיבל מהלקוח, ניתן לראות בכך תפקוד לקוי, אך ניתן לראות בכך ניסיון להגנה - ניסיון להגן על מקומו בקבוצה, על הקושי לשתף ולהתחלק בלבטים, או על הקושי מול הגבולות שיוצר מנהל הפרויקט. אילו הם סוגים של הגנות שאנו משתמשים בהם באופן תדיר ולא מודע בכדי להגן על עצמנו מפני פחדים, דחייה, או התמודדות עם קונפליקט. כאשר מעלים את דפוסי ההתנהגות הללו אל פני השטח, מניחים לקונפליקט להתרחש ומוצאים לו פתרון, ניתן להגיע לדרך עבודה מודעת יותר, להכרות טובה יותר בין חברי הקבוצה ועקב כך ליכולת לשתף.

 

שיתוף ולמידה – אחת מהנחות העבודה הקבוצתית היא כי אנו מראות האחד של השני, כלומר, התנסות של האחד יכולה להראות ולשקף לאחר. לקבוצה כוח עבודה משמעותי ביכולתה לשיתוף בין חבריה ולימוד דרך התנסות וחוויות של חבר אחר. כאשר מוצאת קבוצה דרך תקשורת אפקטיבית יש ביכולתה להיות מרחב גדול לשיתוף, הבנה של מצבים בין- אישיים ומקצועיים ויכולת התמודדות עם קשיים.

 

תפקידים והכרת האחר – כאשר מתכנסת קבוצה, מתגבש איתה מבנה תפקידים. בקבוצת פרויקט הדבר עוד יותר בולט שכן כל אחד מגיע עם תפקיד מובנה, אך האם התפקיד הארגוני שניתן לנו משקף את התפקיד שהיינו רוצים לקחת או התפקיד אותו אנו לוקחים בפועל ? לא תמיד. מי נתפס כמנהל, מי ממצב את עצמו כמומחה, מי כ"עושה צרות" ועוד, לא תמיד עומד בקנה אחד עם התפקידים הרשמיים בפרויקט. מהיותנו שבויים בסטריאוטיפים על האחר מתקבעים תפקידים אילו, כך אנו נמנעים מלראות את האחר כפי שהוא, ולכן קשה לעבוד איתו.

 

כמו בכל קבוצה מתגבשת, גם בקבוצת פרויקט, ישנם תהליכים אותם עוברים המשתתפים כיחידים וכקבוצה במקביל למטרות העבודה הפורמאלית שלשמה התכנסה הקבוצה. כל יחיד הנכנס לקבוצה מביא עימו את עולמו הפנימי התחרותי, את צוות העבודה המקורי שלו או את חברת האם שלו (אם הוא יועץ), את עברו המקצועי אבל גם את התנסותו הקבוצתית בפרויקטים אחרים. כל אחד מביא עולם ומלואו לתוך הפרויקט. נכון שלכאורה, כמקצוענים, נידרש להשאיר אלמנטים רגשיים אלו מחוץ לפרויקט. אבל, האם יש ביכולתנו לשלוט בכך ? כל אותם גורמים שמכורח הדרישה המקצועית אינם באים לידי ביטוי, נמצאים מתחת לפני השטח, ובאים לידי ביטוי לעיתים דווקא בזמן הכי פחות מתאים מבחינת ביצוע המשימה והפרויקט.

 

מהדוגמאות לעיל ניתן לראות כי מה שיכול לגרום מעצור בפרויקט הוא הגורם הקבוצתי. להכניס מספר אנשים לחדר ולצפות מהם לעבוד יחד בשיתוף פעולה, אינו דבר פשוט. אפילו אם כולם חכמים, מקצוענים, ומכווני מטרה, ישנם כוחות חברתיים העושים את פעולתם מתחת לפני השטח, ויש יתרון בהעלאתם לפני השטח ועבודה עימם בכדי לאפשר ולבנות תקשורת אחרת, זו המכירה באדם ובאחר בתוך הקבוצה. קבוצה שנוצרת צריכה הנעה קבוצתית על מנת לקדם את הפרויקט ולנחול הצלחה.